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Kassenbuch – GoBD Vorschriften

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Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.

Aus unserer Sicht sind u.a. Punkte wichtig und bei meinOnlineBüro (mOB) berücksichtigt.
 

Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, gilt:

  • Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen
    ist bei mOB berücksichtigt, jeder Beleg wird einzeln mit Belegdatum, Einnahme-/Ausgabe in Euro, Einnahme-/Ausgabeart, MwSt-Satz, Bemerkung erfasst, ein entsprechender Bericht kann jederzeit erstellt und ausgedruckt werden
  • Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer von 10 Jahren
    solange der Kunde mOB nutzt, ist das gewährleistet, siehe unsere AGB zu den Details, zusätzlich kann auf Wunsch des Kunden jederzeit eine Daten-CD angefordert und erstellt werden, beim Export für den Steuerberater wird eine csv Datei erstellt, die ebenso alle Einzeldaten enthält
  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
    das ist bei mOB der Fall, online, jederzeit, an jedem Rechner mit Internetanschluss, Export in eine csv Datei, die in DATEV eingelesen werden kann, auf Knopfdruck
  • Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
    siehe vorstehender Punkt oben
  • Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
    bei mOB kann die Kasse mit dem Button „Kassenbuch abschließen“ am Ende des Monats gespeichert werden, die Daten können dann nicht mehr verändert werden, im Bericht „Kassenbuch Journal“ sieht man manipulationssicher wann die Kasse mit welchem Bestand abgeschlossen wurde
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig
    bei mOB bleiben stets die einzeln erfassten Belege aufgelistet, egal ob man den Monats-, Quartals- oder Jahresbericht wählt
  • Kassenaufzeichungen sollen grundsätzlich täglich erfolgen
    eine Kassenführung ist dennoch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchführung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der vollständige Kassenbestand entwickelt hat – dies ist bei mOB der Fall, man sieht jeweils den Anfangsbestand und mit Addierung der einzeln aufgezeichneten Ein- und Auszahlungen errechnet sich der jeweilige Endbestand, aus unserer Sicht würde ein täglicher Abschluss der Kasse nur Sinn ergeben, wenn man auch täglich eine ganze Reihe von Belegen zu erfassen hätte…

 Unserer Meinung nach sollte auch unterschieden werden, ob man eine Gaststätte betreibt mit unzähligen Ein- und Auszahlungen pro Tag und damit einhergehendem möglichem Kontrollverlust und vielfältigen Manipulationsmöglichkeiten oder ob man als Einnahmen-Überschuss-Unternehmer von handgeschriebenen oder in Excel-Tabellen erfassten Kassenaufzeichungen auf ein elektronisches System wechselt. Hier ist letzteres, insbesondere mOB ja bei weitem sicherer und vorteilhafter. Und – man sollte nicht vergessen – ein Kassenbuch ist nur so gut und korrekt wie man es selbst führt….

www.meinonlinebuero.de

Gerhard Stegmair
Gerhard Stegmair ist Mitgründer und Geschäftsführer der meinOnlineBüro GmbH, die Firma aus München, die sich besonders auf die Unterstützung von Startups und kleinen bis mittleren Unternehmen bei der Büroarbeit spezialisiert hat.