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Gutschrift oder Rechnungskorrektur?

In der Praxis und bei Gesprächen mit unseren Kunden zeigt sich, dass es darüber Unklarheiten gibt. Gibt es hier neue Regelungen? Was muss ich beachten?

1. Wie schreibt man eine Rechnungskorrektur?

Falls ich bei der Ausstellung einer Rechnung Fehler gemacht habe – und das kommt im Geschäftsalltag ja häufig vor – kann ich diesen Fehler u.a. mit einer Rechnungskorrektur beheben. Wenn die ursprüngliche Rechnung bereits in der Buchhaltung erfasst wurde, muss die Rechnungskorrektur eine eigene Rechnungsnummer erhalten. Andernfalls kann ich dem Kunden eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer zukommen lassen.
Folgendes muss dabei beachtet werden:

  • Es gelten dieselben Pflichtangaben wie für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG)
  • Die Stornorechnung muss sich eindeutig auf die Ursprungsrechnung beziehen. Anzugeben sind also die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum der Ausstellung der alten Rechnung.

2. Gutschrift oder Rechnungskorrektur?

Im gewöhnlichen Geschäftsverkehr werden oft Preisnachlässe, beispielsweise wegen Sachmängeln, als Gutschriften bezeichnet. Das Umsatzsteuergesetz sieht dies jedoch anders. Gutschriften im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind lediglich Dokumente, die ausweisen, dass die Abrechnungslast nicht beim leistenden Unternehmen, sondern beim Kunden bzw. Leistungsempfänger liegt. Die Vergütung für das leistende Unternehmen wird hier vom Kunden berechnet. Dieses Verfahren wird häufig bei Handelsvertretern gewählt.

Zu unterscheiden sind also die umsatzsteuerrechtliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.

2.1 Ein Gesetz sorgt für Verwirrung

Ein Gesetz mit dem schwer zu merkenden Namen Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz hat dem Umsatzsteuergesetz eine neue Pflichtangabe hinzugefügt. Die Angabe Gutschrift (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG) wird damit bei Gutschriften verbindlich. Dies gilt aber eben nur dann, wenn es sich um eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn handelt. Und dieses Gesetz sorgt immer noch für allgemeine Verwirrung.

Das Problem: Werden durch die neue Vorschrift kaufmännische Gutschriften fehlerhaft, wenn sie nicht formal korrekt als Rechnungskorrekturen betitelt werden, sondern fälschlicherweise als Gutschrift? Wird durch die Gesetzesänderung eine alte kaufmännische Praxis zu einer Gefahr für deinen Vorsteuerabzug?

Um es vorwegzunehmen: Nein, mein Vorsteuerabzug ist nicht gefährdet. Denn im Prinzip bleibt alles beim Alten.

2.2 Entwarnung: Das BMF stellt klar

Das neue Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz hat auch so manchen Steuerberater zu falschen Warnungen veranlasst. Ein Schreiben des BMF(Bundesfinanzministerium) vom 25. Oktober 2013 sorgte jedoch für Klarheit – und Erleichterung. Zwei Zitate aus diesem Dokument sind entscheidend:

Wird in einer sogenannten kaufmännischen Gutschrift] der Begriff Gutschrift verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung als Gutschrift führt allein nicht zur Anwendung des § 14c UStG.

2.3 Eine Empfehlung ist nicht bindend

Die so oft ausgesprochene Empfehlung, Rechnungskorrekturen als solche zu bezeichnen, ist eben nur eine Empfehlung. Diese Empfehlung führt nicht automatisch dazu, dass jede Rechnungskorrektur, die als Gutschrift überschrieben ist, zur Anwendung des § 14c UStG führt – ein von vielen Unternehmern gefürchteter Paragraf des Umsatzsteuergesetzes. Diese Norm stellt nämlich klar, dass ein Unternehmer, der nur laut Rechnung – und nicht nach dem Recht – einen höheren Betrag schuldet, den Mehrbetrag an das Finanzamt abführen muss: ein Fall des unberechtigten Steuerausweises.

3. Kaufmännische Praxis und Recht

Gutschriften können nach der kaufmännischen Praxis zwei Funktionen erfüllen. Einerseits dienen sie als umgekehrte Rechnung. Das heißt: An die Stelle einer Rechnung, die man als Leistungsempfänger erhält, stellt man selbst eine Gutschrift aus. Vor allem für die Zahlung von Provisionen wird dieses Verfahren oft verwendet. Für diesen Anwendungsfall schreibt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG jetzt vor, dass auf diesen Dokumenten die Angabe Gutschrift nicht fehlen darf.

4. Wie werden Rechnungskorrekturen korrekt benannt?

Mit der neuen Regelung soll der Unterschied zwischen Gutschriften im umsatzsteuerrechtlichen Sinn und kaufmännischen Gutschriften noch schärfer herausgestellt werden. Nach dem Sinn des Gesetzes sollen kaufmännische Gutschriften jetzt korrekt bezeichnet werden, und zwar als Rechnungskorrektur, Stornorechnung oder Korrekturrechnung.

Diese Art der Dokumentenkennzeichnung stellt schon auf den ersten Blick klar, dass es sich bei solchen Dokumenten nicht um Gutschriften im umsatzsteuerrechtlichen Sinn handelt. Wenn aus dem als Gutschrift bezeichneten Dokument jedoch eindeutig hervorgeht, dass eigentlich eine Rechnungskorrektur gemeint ist, wird es im Hinblick auf den Vorsteuerabzug keine Probleme geben. Um von vornherein Ärger zu vermeiden, ist es ratsam, kaufmännische Gutschriften in Zukunft als Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen oder Korrekturrechnungen zu betiteln. Für welche Bezeichnung ich mich am Ende entscheide, ist letztlich Geschmackssache.

Auch andere Bezeichnungen sind zulässig: Das BMF-Schreiben sorgt auch in anderer Hinsicht für Erleichterung. Denn auch für die Fälle, in denen eine Gutschrift im strengen umsatzsteuerlichen Sinn ausgestellt wird, dürfen andere Begriffe durchaus verwendet werden – auch wenn § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG scheinbar keine Alternativen zulässt. Dazu zählt zum Beispiel der Begriff Eigenfaktura. Im Einzelnen kommt es für die Anerkennung durch das Finanzamt auf diese Punkte an: Die gewählte Bezeichnung ist eindeutig. Die Gutschrift wurde ordnungsgemäß erteilt. Die Gutschrift ist inhaltlich zweifelsfrei richtig.

5. Das Recht auf eine korrekte Rechnung

14 Abs. 4 UStG zählt die Pflichtangaben auf Rechnungen auf. Wenn ich eine Rechnung von einem Geschäftspartner erhalte, auf der auch nur eine einzige dieser Angaben fehlt, kann ich keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder UStID-Nr.
  • Datum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
  • Datum der Lieferung oder Leistung
  • Nettobetrag bzw. Entgelt
  • Umsatzsteuersatz
  • Umsatzsteuerbetrag

6. Gutschriften ablehnen?

So mancher schlecht informierte Steuerberater empfiehlt seinen Mandanten, Rechnungskorrekturen abzulehnen, die als Gutschrift bezeichnet werden. Dieser Vorschlag führt zu weit. Denn letztlich kommt es auf die Eindeutigkeit des Rechnungsinhalts an. Wenn du zu 100 Prozent formal korrekte Rechnungen von deinen Lieferanten verlangst, obwohl dein Vorsteuerabzug in keiner Weise gefährdet ist, machst du dich bei deinen Geschäftspartnern bestimmt nicht beliebter. Erhältst du selbst eine solche Aufforderung, kannst du auf 14c.1. Abs. 3 UStAE verweisen. Hier wird ausdrücklich klargestellt, dass allein die Bezeichnung Gutschrift für eine Rechnungskorrektur nicht zu einer Gefährdung des Steuerabzugs führt. Hier gilt der alte Rechtsgrundsatz: falsa demonstratio non nocet – eine falsche Bezeichnung schadet nicht.

7. Die wichtigsten Punkte im Überblick 

Für den schnellen Überblick sind hier noch einmal die wichtigsten Fakten aufgeführt, die beim Schreiben von Stornorechnungen bzw. Gutschriften nach der neuen Gesetzeslage zu beachten sind:

  • Wenn es sich bei einer Rechnung tatsächlich um eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn handelt, muss die Angabe Gutschrift im Dokument erscheinen.
  • Eine Gutschrift liegt im umsatzsteuerrechtlichen Sinn allerdings nur dann vor, wenn die Beteiligten am Geschäft vorher vereinbaren, dass der Leistungsempfänger für die Leistung eine (umgekehrte) Rechnung ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
  • Für die Bezeichnung als Gutschrift können auch andere, eindeutige Begriffe verwendet werden (zum Beispiel Eigenfaktura).
  • Sogenannte kaufmännische Gutschriften, die der Korrektur einer Rechnung dienen, können weiterhin als Gutschrift bezeichnet werden, wenn sich aus dem Inhalt zweifelsfrei ergibt, dass eigentlich eine Rechnungskorrektur gemeint ist.

Unser Tipp:
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Gerhard Stegmair
Gerhard Stegmair ist Mitgründer und Geschäftsführer der meinOnlineBüro GmbH, die Firma aus München, die sich besonders auf die Unterstützung von Startups und kleinen bis mittleren Unternehmen bei der Büroarbeit spezialisiert hat.