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Vermietungen mithilfe meinOnlineBüro – eine Erfolgsgeschichte

Seit der Gründung 1995 ist Jürgen Klink aus Balgheim im schönen Ries im Geschäft. Seit dieser Zeit liegt es in der Hand des Kunden welche Baumaschinen er ausleihen und wann wohin geliefert haben möchte. Es fing an mit einem Kompaktlader, schnell kamen Minibagger und Bagger mit einem Einsatzgewicht bis zu 8-Tonnen dazu. Alle Arten von Kränen, Arbeitsbühnen, Teleskopladern, Asphalt- und Pflastersägen u.v.m. runden das Angebot mittlerweile ab. Heute umfasst das Angebot fast 100 Maschinen.

Mit 40-Tonnen Sattelschleppern werden die Maschinen ausgeliefert und wieder abgeholt. Zu Beginn wurde auf Zuruf, mit Zetteln und Telefon gearbeitet. Dann kamen nach und nach die gängigen Office-Software-Werkzeuge zum Einsatz. Mit dem Smartphone gab es dann die ersten Kalender um den LKW Fahrern anzeigen zu können wann sie wohin zu fahren hatten. Aber wie behält man bei der immer größer werdenden Anzahl von Baustellen und Maschinen den Überblick? Wo ist welche Maschine für wie lange? Wann muss diese wohin ausgeliefert werden? Auch wenn es nicht um den Berliner Flughafen geht – der Einsatz auf der Baustelle kann oftmals auch länger dauern. In manchen Fällen muss die Maschine aber natürlich auch früher abgeholt bzw. ausgetauscht und/oder durch weitere Maschinen ergänzt werden.

Im Büro müssen Reservierungen, Aufträge, Änderungen, Rücknahmen, Schäden, Tankfüllungen u.v.m. erfasst, angepasst und am Ende korrekt berechnet werden. Hier stellen sich viele weitere Fragen,  z.B. was berechne ich pauschal (Versicherungen, An- und Abholung,…) und was nach Anzahl von Tagen (Wochenende, Feiertage ein- oder ausgeschlossen,…)?.

Bei seiner Recherche, welche Software ihn vielleicht besser unterstützen könnte ist Jürgen Klink am Ende auf die Münchener Firma meinOnlineBüro gestoßen, da sie ihm gleich zu Anfang schon in der Standardversion viele Vorteile geboten hat:

  • SaaS (Software as a Service): im Vergleich zu anderen Angeboten keine tausende Euro Entwicklungs- und damit Investitionskosten, sondern nur eine monatliche Pauschale
  • Online Zugriff von jedem Rechner und Smartphone, keine Installationen, die Datenspeicherung erfolgt in professionellen deutschen Rechenzentren, Backups gehören der Vergangenheit an, der Zugriff erfolgt über verschlüsselte Technologie analog zum Online-Banking
  • Die Ressourcen, also die Maschinen werden angelegt mit Pauschal- oder Tagespreisen und in einem übersichtlichen Kalender angezeigt. Direkt aus dem Kalender erfolgt die Reservierung, Auftragserfassung und Rechnungsstellung
  • Die Extras, also eine größere Schaufel hier, ein Hydraulik-Hammer dort, An- und Abholgebühren, Tankfüllungen werden mit einem Klick entsprechend und individuell zugeordnet
  • Mit jeweils einem Klick erfolgt aus einer Reservierung ein Auftrag und später die Rechnung. Farblich markiert im Kalender sieht man welchen Status die Maschine aktuell hat

 

Nach und nach wurden für Jürgen Klink aber erst die großen Vorteile der Münchener Firma ersichtlich und ausgeschöpft:

  • individuelle Anpassungen wie eine Liste für die LKW-Fahrer, die morgens in ihr Fahrzeug steigen und auf Knopfdruck auf ihrem Tablet eine Liste der auszuliefernden und abzuholenden Maschinen sehen
  • für jede Maschine können Schäden und sog. Zustandsbeschreibungen erfasst werden, die dann in die Rechnung entsprechend miteinfließen und für die Dauer des Maschinenlebens vorgehalten werden können

Und das beste daran – all dieses wird bei meinOnlineBüro nicht nach Minuten und Supportstunden abgerechnet. Mit der monatlichen Pauschale ist alles abgedeckt: Nutzung für beliebig viele Mitarbeiter, Datenhaltung, individuelle Anpassung und Support!

Die Auftragsbestätigungen und Rechnungen können im integrierten Email-Client gleich an den Kunden verschickt werden, den Kalender, alle aktuellen Preise und Kundendaten hat der Chef durch das Online-Tool überall dabei und für Anfragen stets zur Hand. Nach Erfassung der Ausgaben (Kasse und Eingangsrechnungen) werden die Daten mit wenigen Klicks an den Steuerberater zur weiteren Bearbeitung versandt.

Somit bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft – die Betreuung des Kunden mit den passenden Maschinen zur richtigen Zeit am richtigen Ort!

www.klink-baumaschinen.de

www.meinonlinebuero.de

Gerhard Stegmair
Gerhard Stegmair ist Mitgründer und Geschäftsführer der meinOnlineBüro GmbH, die Firma aus München, die sich besonders auf die Unterstützung von Startups und kleinen bis mittleren Unternehmen bei der Büroarbeit spezialisiert hat.